Microsoft 365 est une suite de productivité puissante, utilisée par des entreprises et des particuliers dans le monde entier. Bien que beaucoup connaissent les outils populaires tels qu’Outlook, Teams et Word, il existe plusieurs outils et fonctionnalités moins connus dans Microsoft 365 qui peuvent considérablement améliorer la productivité. Des outils comme Microsoft Loop, Cameo, Viva, et d’autres, sont conçus pour optimiser les workflows, améliorer la collaboration et aider les utilisateurs à mieux gérer leurs tâches.
Dans cet article, nous allons explorer certains des outils les plus excitants et méconnus de Microsoft 365, qui peuvent dynamiser votre productivité au quotidien, avec des exemples pratiques pour les intégrer dans votre routine de travail. De plus, nous répondrons aux questions fréquentes pour vous aider à tirer le meilleur parti de ces fonctionnalités puissantes.
Les trésors cachés de la productivité dans Microsoft 365
1. Microsoft Loop
Microsoft Loop est un outil innovant qui permet aux équipes de collaborer de manière plus fluide et dynamique. Loop est basé sur l’idée de la productivité modulaire, où le contenu peut circuler sans problème entre différentes applications Microsoft 365 comme Word, Excel, Teams et OneNote. Les composants Loop—tels que des tableaux, des listes de tâches ou des paragraphes de texte—peuvent être partagés et mis à jour en temps réel dans différentes applications sans avoir besoin de basculer entre elles.
Exemple
Si vous travaillez sur un projet dans Teams et que vous devez suivre des tâches assignées, vous pouvez créer un composant Loop avec une liste de tâches dans Teams. Cette même liste peut être mise à jour en temps réel dans Word ou OneNote, garantissant que tout le monde voit les dernières informations, quel que soit l’outil qu’ils utilisent. Cela évite d’avoir à copier-coller des informations entre les applications.
Comment cela aide la productivité
Loop réduit la friction causée par les changements entre applications et garantit que tout le monde dispose des informations les plus récentes, diminuant ainsi les erreurs de communication et le temps perdu à gérer le contrôle des versions.
2. Cameo dans PowerPoint
Cameo est une nouvelle fonctionnalité de PowerPoint qui permet d’intégrer votre flux vidéo en direct directement dans vos diapositives lors de présentations. Au lieu de basculer entre la caméra et vos diapositives, vous pouvez intégrer votre vidéo dans la mise en page de PowerPoint, rendant l’expérience plus engageante pour votre public.
Exemple
Si vous faites une présentation à distance, Cameo vous permet de vous intégrer dans une diapositive clé à côté de vos visualisations de données. Ainsi, votre public n’a pas à choisir entre vous regarder ou lire votre contenu—tout est présenté dans une expérience cohérente.
Comment cela aide la productivité
Cameo améliore les présentations virtuelles en réduisant les distractions et en captant l’attention de votre public. Cela simplifie également la configuration technique, réduisant ainsi le stress et garantissant une présentation fluide.
3. Microsoft Viva
Microsoft Viva est une plateforme complète d’expérience employé qui regroupe communication, connaissances, apprentissage, ressources et analyses directement dans le flux de travail. Viva s’intègre à Microsoft Teams et propose plusieurs modules tels que Viva Learning (pour la formation des employés), Viva Connections (pour les communications internes) et Viva Insights (pour la productivité et le bien-être personnel).
Exemple
Viva Insights peut suggérer des moments pour un travail concentré en fonction de votre calendrier, réduisant les interruptions causées par les réunions consécutives. Il peut également fournir des rappels personnels pour faire des pauses ou réfléchir à votre journée, vous aidant à maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Comment cela aide la productivité
Viva aide les employés à se concentrer sur leurs tâches les plus importantes tout en restant connectés avec leurs équipes. Viva Insights, en particulier, peut aider à gérer la charge de travail et à prévenir l’épuisement en encourageant une gestion du temps plus intelligente.
4. Microsoft To Do
Microsoft To Do est une application de gestion des tâches qui s’intègre à Outlook et Microsoft Teams, permettant aux utilisateurs de créer, organiser et partager des listes de tâches. Vous pouvez décomposer de grandes tâches en sous-tâches, fixer des échéances et synchroniser ces listes sur tous vos appareils.
Exemple
Si vous recevez un e-mail important dans Outlook, vous pouvez facilement le convertir en tâche dans To Do. Cette tâche sera automatiquement synchronisée avec votre espace de travail dans Teams, où vous pourrez suivre son avancement et collaborer avec les membres de l’équipe pour la finaliser.
Comment cela aide la productivité
To Do permet de rationaliser la gestion des tâches dans Microsoft 365, en s’assurant que rien n’est oublié. En ayant un lieu centralisé pour suivre vos tâches, vous pouvez mieux les hiérarchiser et rester organisé.
5. Microsoft Lists
Microsoft Lists est un outil polyvalent qui permet aux utilisateurs de créer, partager et suivre des informations à l’aide de listes personnalisables. Il s’intègre à Teams, SharePoint et Power Automate, permettant une gestion efficace des données, que vous suiviez des tâches de projet, des inventaires ou un pipeline de recrutement.
Exemple
Imaginons que vous dirigiez un projet et que vous ayez besoin de suivre l’avancement de plusieurs livrables. Avec Microsoft Lists, vous pouvez créer une liste personnalisée qui attribue des tâches aux membres de l’équipe, suit les dates d’échéance et automatise les rappels à l’aide de Power Automate.
Comment cela aide la productivité
Les listes peuvent être adaptées à pratiquement tous les flux de travail, et leur intégration avec d’autres outils Microsoft 365 garantit que les informations sont toujours à jour et accessibles depuis n’importe quel appareil. Cela aide les équipes à rester organisées et alignées sur les objectifs.
Comment ces outils s’intègrent dans l’écosystème Microsoft 365
Ces outils sont conçus pour s’intégrer parfaitement dans l’écosystème plus large de Microsoft 365, garantissant que les données et les flux de travail circulent facilement entre les différentes applications. Que vous utilisiez Teams pour la collaboration, Outlook pour la gestion des e-mails ou OneDrive pour le stockage de fichiers, ces outils ajoutent des couches de fonctionnalité à votre travail quotidien.
Par exemple :
- Les composants Loop peuvent être intégrés dans les discussions Teams, les documents Word ou même les e-mails dans Outlook, permettant une collaboration dynamique sans quitter l’application que vous utilisez.
- Cameo est spécifiquement conçu pour PowerPoint, améliorant l’expérience utilisateur pour les présentations virtuelles.
- Viva Insights utilise les données d’Outlook, Teams et OneDrive pour fournir des informations sur la manière dont vous passez votre temps, vous aidant à vous concentrer sur ce qui compte le plus.
Conseils pratiques pour utiliser les outils cachés de Microsoft 365
- Commencez doucement avec les composants Loop : Utilisez un tableau Loop dans Teams pour suivre des tâches ou organiser des idées avec votre équipe. Progressivement, vous pourrez utiliser Loop dans d’autres applications pour partager du contenu dans toute la suite Microsoft 365.
- Utilisez Cameo pour améliorer votre prochaine présentation : Si vous avez une réunion ou une présentation à distance, expérimentez Cameo pour intégrer votre flux vidéo dans des diapositives clés, rendant votre présentation plus interactive.
- Explorez Viva Insights pour votre productivité personnelle : Utilisez Viva Insights pour identifier les modèles dans votre routine de travail quotidienne et bloquer du temps pour les tâches concentrées.
- Créez une liste de tâches quotidienne dans Microsoft To Do : Configurez des tâches récurrentes, des échéances et synchronisez-les avec votre calendrier pour vous assurer que vous gérez bien vos responsabilités quotidiennes.
- Construisez des listes personnalisées : Utilisez Microsoft Lists pour suivre les livrables de projet, les données client ou toute information nécessitant une organisation et un accès facile au sein des équipes.
Conclusion
Microsoft 365 ne se limite pas aux applications populaires que nous utilisons quotidiennement—il regorge d’outils cachés qui peuvent améliorer considérablement votre manière de travailler. De la collaboration dynamique avec Microsoft Loop à l’amélioration des présentations avec Cameo, en passant par les insights intelligents de Viva, ces fonctionnalités peuvent révolutionner votre productivité.
Pour tirer le meilleur parti de ces outils, envisagez de vous inscrire à une formation sur la productivité Microsoft 365 avec Eccentrix. Nos cours sont conçus pour vous aider à maîtriser ces fonctionnalités moins connues, vous donnant les connaissances et compétences nécessaires pour travailler plus efficacement dans le monde numérique actuel.
Foire aux questions (FAQ)
1. Qu’est-ce que Microsoft Loop et en quoi diffère-t-il des autres outils de collaboration dans Microsoft 365 ?
Microsoft Loop permet de partager dynamiquement du contenu à travers les applications Microsoft 365. Contrairement aux documents statiques, les composants Loop (comme les listes de tâches ou les tableaux) peuvent être mis à jour en temps réel dans plusieurs applications, facilitant ainsi la collaboration sans avoir à changer d’outils.
2. Comment Microsoft Cameo améliore-t-il les présentations PowerPoint ?
Cameo vous permet d’intégrer votre flux vidéo en direct dans vos diapositives PowerPoint, créant ainsi une expérience plus engageante pour les présentations virtuelles. Il élimine le besoin de basculer entre les diapositives et la vidéo, rendant les présentations plus fluides et interactives.
3. Quels sont les avantages de Microsoft Viva ?
Microsoft Viva améliore l’engagement des employés en offrant des outils comme Viva Insights pour la productivité personnelle, Viva Learning pour la formation et Viva Connections pour les communications internes. Il est conçu pour améliorer l’expérience employé en fournissant les outils et ressources nécessaires pour rester connecté, engagé et productif.
4. Comment puis-je commencer à utiliser ces outils dans mon abonnement Microsoft 365 existant ?
La plupart de ces outils, comme Microsoft Loop, Cameo et Viva, sont disponibles dans Microsoft 365, bien que certains nécessitent des licences spécifiques ou des mises à niveau. Vérifiez votre plan d’abonnement actuel et activez ces fonctionnalités via les paramètres d’administration de Microsoft 365, ou contactez votre département informatique pour obtenir de l’aide sur leur activation.
